Makalah Audit Sumber Daya Manusia ~ Aneka Ragam Makalah

BAB I

PENDAHULUAN
Makalah Audit Sumber Daya Manusia

Hal penting lain adalah bahwa audit sumber daya manusia tidak mesti selalu ditekankan untuk mencari pelanggaran atau ketidaksesuaian. Akan tetapi, berguna juga mencari terobosan dan tantangan baru. Auditor memanfaatkan pengetahuan dan kemampuan yang dimilikinya untuk menggali potensi nilai dari perspektif sumber daya manusia memotivasi auditee guna memacu prestasi dengan melakukan berbagai perubahan atau inovasi. Sumber daya manusia akan bisa berkembang jika didukung oleh budaya dan iklim organisasi yang kondusif melalui habitat belajar yang dapat meningkatkan modal kredibilitas individu dan organisasi. Kompetensi individu dan organisasi saja tidak cukup jika tidak didukung oleh kredibilitas individu dan organisasi. Karena itu pula, audit sumber daya manusia perlu ditindaklanjuti oleh manajemen dengan melakukan perbaikan dan menghindari masalah yang sama di kemudian hari. Dan, peranan top management sangat diharapkan dalam keberhasilan audit ini. Caranya, dengan memberikan disposisi atas laporan hasil audit sumber daya manusia yang dapat menimbulkan dampak psikologis bagi auditee.

Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum yang disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk semua organisasi: reasonable failure should never be received with anger.

BAB II

PEMBAHASAN
Makalah Audit Sumber Daya Manusia

A. PENGERTIAN AUDIT SDM

Salah satu fungsi manajemen adalah pengawasan. Tujuannya antara lain untuk menjaga dan mengamankan harta milik perusahaan dari penyimpangan-penyimpangan baik oleh pihak intern perusahaan maupun ekstern. Untuk mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja, perlu didorong untuk mematuhi kebijakan manajemen, serta untuk menjaga agar tercapainya manajemen information system yang baik. Ada berbagai pendekatan yang dapat dilakukan dalam melaksanakan pengawasan,yang salah satunya adalah Audit . Dengan demikian, pada mulanya audit merupakan ruang lingkup dari tugas manajemen suatu perusahaan, sejalan dengan hakikat pengawasan itu sendiri menjadi fungsi dari setiap level manajemen. Sehingga semakin besar organisasi suatu perusahaan, biasanya mungkin beberapa perusahaan memiliki cabang yang tersebar diseluruh negeri dan bahkan hingga keluar negeri. Kegiatan Audit tidak mungkin lagi dirangkap secara fungsional oleh para manajer/departemen tertentu karena akan kehilangan objektivitas dan independensi dalam pelaksanaan tugasnya. Sehingga terkadang diperlukan suatu organisasi yang berdiri sendiri dan terpisah dari kegiatan rutin.

Dengan demikian, audit sebagai suatu proses dengan kemampuan dan independensi seseorang dapat menghimpun dan mengevaluasi bukti-bukti dari keterangan yang terukur dari suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk mempertimbangkan dan melaporkan tingkat kesesuaian dan keterangan yang terukur tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan . Dengan demikian, audit adalah kegiatan pemeriksaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang atau kelompok/lembaga yang independen yang bertujuan untuk untuk mengevaluasi atau mengukur lembaga/perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan kriteria yang telah ditentukan.

Menurut Gomez-Mejia (200 1 :28), audit sumber daya manusia merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu perusahaan.

Selain itu, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan startegi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.

Bila dilihat ruang lingkup kegiatan suatu perusahaan, sebagai contoh bank, perusahaan penerbangan, leasing, asuransi yang sangat luas dengan cabang yang tersebar di seluruh pelosok negeri dan bahkan keluar negeri, sehingga mulai dari kegiatan pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan oleh Top Manajemen persuahaan yang bersangkutan. Kemudian kegiatan pelaksanaan dari keputusan kebijakan tersebut , serta kegiatan membukukan dan melaporkan akibat dari kegiatan yang terjadi yang utamanya yang menyangkut SDM, semuanya perlu diaudit . Kembali kepada fungsi Audit ini sendiri dapat dikategorikan ke dalam tiga bidang utamanya yang tentu fokusnya ada pada audit sumber daya manusia, antaranya terdiri atas :

1. Policy audit/manajemen audit atau penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap : keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuana untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian social objective.

2. Performance/Operasional audit, merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.

B. SEKILAS TENTANG AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu proses sistematik dan formal yang didesain untukmengukur biaya dan manfaat keseluruhan program Manajemen Sumber Daya Manusia dan untuk membandingkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan program Manajemen Sumber Daya Manusia tersebut dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi, merupakan suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi kompatibilitas fungsi Sumber Daya Manusia dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM.

Audit Sumber Daya Manusia (Human Resource Audit) mengevaluasi aktivitas-aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi dengan tujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut. Audit dapat meliputi satu divisi atau seluruh organisasi. Audit ini memberikan umpan balik mengenai fungsi sumber daya manusia kepada manajer manajer operasi dan spesialis-spesialis sumber daya manusia. Audit ini juga memberikan umpan balik perihal seberapa baik manajer memenuhi tanggung jawab sumber daya manusia mereka. Pendeknya, audit merupakan kontrol; kualitas keseluruhan yang mencek aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah departemen, divisi, atau seluruh perusahaan.

Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi – misi dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam audit ini adalah gap analysis yang mengukur aktivitas sumber daya manusia pada kondisi saat audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan sebagai yang ‘terbaik’.

Perlu juga dipahami, bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber daya manusia yang sebenarnya, siapapun terlebih dahulu mesti mengenal pengertian, tujuan, aktivitas, dan manfaat audit secara umum serta kemudian menghubungkannya dengan pengertian, tujuan, dan manfaat audit sumber daya manusia. Pemaparan pengertian ini sangatlah penting supaya pembaca tidak kehilangan makna dan maksud dari audit sumber daya manusia. Lebih dari itu, mengerti betul akan perbedaan audit sumber daya manusia dengan audit bersifat umum. Setelah itu, barulah beralih kepada sistem audit, prosedur dan perencanaan audit sumber daya manusia.

C. LATAR BELAKANG PERLUNYA AUDIT

Audit menelaah seberapa baik manajer mematuhi kebijakan SDM. Jika manajer mengabaikan kebijakan SDM atau melanggar peraturan hubungan karyawan, audit akan mengungkapkan kesalahan-kesalahan ini sehingga tindakan korektif dapat segera diambil. Ketaatan terhadap hukum sangat penting. Di samping memastikan ketaatan, audit dapat meningkatkan citra departemen SDM dan kontribusinya terhadap perusahaan. Manajer operasi dapat memperoleh respek yang lebih tinggi untuk departemen pada saat tim audit meminta pandangan mereka. Karena pada dasarnyadepartemen SDM merupakan departemen pelayanan. Tindakan ini dapat memperbesar kontribusinya terhadap tujuan-tujuan organisasional perusahaan.

Departemen SDM yang efektif memenuhi tujuan perusahaan dan kebutuhan karyawan. Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka frekuensi perputaran karyawan, ketidakhadiran dan aktivitas serikat pekerja kemungkinan akan terjadi. Untuk mempelajari seberapa baik kebutuhan karyawan. Tim audit mengumpulkan informasi mengenai gaji, tunjangan, praktik kepenyeliaan, bantuan perencanaan karier dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka. Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi kopmpatibilitas fungsi SumberDaya Manusia dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM.

Audit SDM dapat dilaksanakan dalam beberapa situasi :

Ketika di rasa perlu oleh manajemen puncak
Ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan (perusahaan induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan komisaris, badan pemerintah dan lain-lain)
Ketika seorang manajer baru bertanggung jawab atas departemen sumber daya manusia.
Ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam dunia usaha yang memaksa konsiderasi ulang manajemen sumber daya manusia (contoh, penurunan bisnis, ekspansi yang gencar, ancaman sedikit pekerja, dan perputaran karyawan yang tinggi sekali.
Ketika suatu keinginan spesialis sumber daya manusia untuk meningkatkan praktik dan sistem SDM perusahaan.

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Ketaatan Menilai alignment Dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan Mengevaluasi keefektifan dan efisiensi setiap fungsi SDM serta mengukur biaya dan kinerja setiap program dan fungsi MSDM Menganalisis tingkatan kepuasan penggunaan pelayanan fungsi SDM melalui pelaksanaan survei sikap karyawan • Mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan prosedur MSDM oleh para manajer lini •Menentukan ketaatan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku

PROSES AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Proses audit sumber daya manusia terdiri atas enam langkah:

Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan berbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan manajemen puncak.
Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit, serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan.
Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda dalam organisasi.
Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi departemen SDM.
Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi
Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan sasaran operasi organisasi regular.

Dalam rangka memberikan suatu kontribusi strategis dan tercapainya tujuan-tujuan lainnya, maka bidang SDM harus menjunjung tinggi pentingnya faktor manusia bagi perkembangan perusahaan. Dengan kata lain, pengembangan produktivitas perusahaan salah satunya dapat dilakukan melalui pendekatan SDM-nya. Namun demikian, pengembangan produktivitas perusahaan melalui pendekatan SDM harus terintegrasi dengan pendekatan sistem yang ada secara keseluruhan. Dengan cara melakukan audit (penilaian) terhadap diri sendiri sebagai langkah pertama menuju perbaikan yang terus-menerus, departemen SDM dapat menemukan dan memperbaiki masalah-masalah sebelum masalah tersebut menjadi serius. Apabila hal ini dilakukan secara benar maka proses audit akan menciptakan kesamaan persepsi antara departemen SDM dengan manajer operasi dengan catatan semua anggota departemen bertindak objektif dalam melakukan audit tersebut.

Ruang lingkup dan tanggung jawab departemen SDM sebagai sebuah sub sistem atau departemen dari perusahaan cukup luas, yaitu meliputi penilaian yang komprehensif. Departemen SDM menguji seluruh model, akan tetapi suatu audit yang efektif tidaklah hanya menguji subsistem, melainkan meyakinkan, bahwa semua subsistem yang ada harus membentuk sebuah pendekatan rasional terhadap pembentukan dan pemberian pelayanan.

Dalam dunia bisnis semua hasil pekerjaan manusia tidak ada yang sempurna, di mana pekerjaan manusia sering mengalami kesalahan dan kegagalan atau terjadi penyimpangan-penyimpangan, baik penyimpangan yang disengaja maupun yang tidak disengaja, sehingga perlu dilakukan pemeriksaan untuk meminimalkan kesalahan ataupun menghilangkan penyimpangan-penyimpangan dikemudian hari.

DAFTAR PUSTAKA

Rivai, Veithzal.2006.MSDM untuk perusahaan dari teori ke praktek. Jakarta: RajaGrafindo Persada.
Siagian, Sondang P. 2007. MSDM . Jakarta: Bumi Aksara.
Rohardi, Ahmad. 2002. Pemahaman Praktis MSDM. Bandung: Mandar Maju.
Handoko, T Hani. 2001.Manajemen Personalia dan SDM. Yogyakarta: BPFE.
Hasibuan, Malayu S.P.2007.MSDM. Ed. Rev. Jakarta: Bumi aksara.