A. Latar Belakang Masalah
Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Diantara beberapa fungsi manajemen adalah pengendalian. Pengendalian berusaha untuk mengevaluasi apakah tujuan dapat dicapai, dan apabila tidak dapat dicapai dicari factor penyebabnya, dengan demikian dapat dilakukan tindakan perbaikan. Dengan adanya pengendalian juga dapat memungkinkan manajer untuk mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada waktunya dalam melakukan tindakan perbaikan sebelum penyimpangan menjadi jauh.
BAB II PEMBAHASAN
A. Definisi Pengendalian
Robert J. Mokler (1972: 2) memberikan batasan pengendalian yang menekankan elemen esensial proses pengendalian dalam beberapa langkah. Batasan yang diajukan meliputi hal berikut:
Management control is a systematic effort to set performance standards with planning objectives, to design information feedback system, to compare actual performance with these predetermened standards, to determine whether there are any deviations and to measure their significance, and to take any action required to assure that all corporate resources are being used in the most effective and efficient way possible in achieving corporate objectives.
Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain system umpan balik informasi, membandingkan kinerja actual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara lebih efisien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan.
Berdasarkan batasan di atas, terdapat empat langkah dalam pengendalian, yaitu:
o Menetapkan standar dan metode untuk pengukuran kinerja
Penetapan standar dan metode untuk pengukuran kenerja bisa mencakup standar dan ukuran untuk segala hal, mulai dari target penjualan dan produksi sampai pada catatan kehadiran dan keamanan pekerja.
o Mengukur kinerja
Langkah mengukur kinerja merupakan proses yang berlanjut, dengan frekuensi actual bergantung pada jenis aktivitas yang sedang diukur.
o Membandingkan kinerja sesuai dengan standar
Membandingkan kinerja adalah membandingkan hasil yang telah diukur dengan target atau standar yang telah ditentukan. Apabila kinerja sesuai dengan standar, manajer berasumsi bahwa segala sesuatunya telah berjalan secara terkendali.
o Mengambil tindakan perbaikan.
Tindakan ini dilakukan manakala kinerja rendah di bawah standar dan analisis menunjukkan perlunya diambil tindakan. Tindakan perbaikan dapat berupa mengadakan perubahan terhadap satu atau beberapa aktifitas dalam operasi organisasi atau terhadap standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dari batasan diatas, Dr. H. B. Siswanto, M. Si memberikan batasan pengendalian sebagai suatu proses yang sistematis untuk mengevaluasi apakah aktivitas organisasi talah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Apabila belum dilaksanakan, didiagnosis factor penyebabnya untuk selanjutnya diambil tindakan perbaikan.
B. Elemen Pengendalian
Dalam sistem pengendalian terdapat empat elemen pokok yang saling berhubungan. Keempat elemen pokok tersebut adalah:
1. Kondisi atau karakteristik yang dikendalikan
2. Instrument atau metode sensor untuk mengukur kondisi atau karakteristik yang dikendalikan.
3. Kelompok, unit, atau instrumen kendali yang akan membandingkan data yang diukur dengan pekerjaan yang direncanakan dan mengarahkan mekanisme perbaikan untuk memenuhi kebutuhan.
4. Kelompok atau mekanisme yang bergerak dan mampu mengadakan inovasi dalam sistem operasi.
C. Jenis-jenis Pengendalian
Ditinjau dari system pelaksanaannya, pengendalian dapat diklasifikasikan system pengendalian umpan balik, pengendalian umpan maju, dan pengendalian pencegahan.
1. Pengendalian Umpan Balik
Pengendalian ini memantau operasi proses maupun masukan dalam suatu usaha untuk menerka penyimpangan yang potensial agar tindakan perbaikan atas penyimpangan yang terjadi dapat dilakukan untuk mencegah permasalahan kompleks menimpa organisasi.
2. Pengendalian Umpan Maju
Salah satu kelemahan utama system pengendalian umpan balik adalah bahwa system tersebut tidak memberikan peringatan suatu penyimpangan sebelum hal tersebut menjadi cukup berarti. Dampaknya penyimpangan yang memakan biaya besar dapat berlangsung terus atau semakin buruk sebelum tindakan perbaikan yang efektif dilaksanakan. Hadirnya sistem pengendalian umpan maju dengan maksud untuk bertindak secara langsung pada permasalahan tersebut mencoba mencegah sebelum penyimpangan terjadi lagi.
3. Pengendalian Pencegahan.
Dua sistem pengendalian yang sudah dijelaskan diatas berfungsi secara ekstern terhadap proses yang sedang dikendalikan, memantau operasi, dan terlibat dalam mengambil tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan. Sebaliknya sistem pengendalian pencegahan adalah kebijakan dan prosdur yang sebenarnya merupakan bagian dari proses tersebut. Pengendalian pencegahan merupakan pengendalian intern organisasi.
Ditinjau dari waktu pelaksanaannya, pengendalian dapat dibedakan menjadi empat jenis pokok, yaitu pengendalian sebelum tindakan, kemudi, penyaringan, dan sesudah tindakan. (Newman, 1975: 69) dan (Stoner dan Wankel, 1986: 578-579).
1. Pengendalian Sebelum Tindakan
Pengendalian ini sering disebut pengendalian pendahuluan. Pengendalian untuk memastikan bahwa sebelum tindakan dimulai maka sumber daya manusia, bahan, dan financial yang diperlukan telah dianggarkan.
2. Pengendalian Kemudi
Pengendalian ini dirancang untuk mendeteksi penyimpangan dari standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan pengambilan tindakan perbaikan sebelum suatu urutan kegiatan tertentu diselesaikan.
3. Penyaringan atau Pengendalian Ya/Tidak
Pengendalian penyaringan berguna sebagai alat kendali ganda sekaligus menyempurnakan pengendalian kemudi. Pengendalian ya atau tidak merupakan suatu proses penyaringan aspek-aspek yang spesifik dari suatu prosedurnya harus disetujui atau syarat tertentu dipenuhi sebelum aktifitas dapat iteruskan.
4. Pengendalian Setelah Tindakan
Pengendalian ini berusaha untuk mengukur hasil atas suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Pengendalian ini juga digunakan sebagai dasar untuk balas jasa atau untuk memotivasi karyawan.
D. Rancangan Proses pengendalian
Pada umumnya dalam organisasi, proses pengendalian yang ditempuh oleh manajer meliputi
1. Penetapan Hasil yang Diinginkan
Manajer harus menetapkan hasil yang ingin dicapai sespesifik mungkin. Penerpan tujuan seperti meningktkan produktivitas, menaikkan harga produk dan meningkatkan pelayanan pelanggan terlihat kabur. Oleh karena itu, perlu dispesifikasikan menjadi meningkatkan produktivitas sebesar 10 %, menaikkan harga pokok dari Rp5.000,- menjadi Rp7.500,-, menyelesaikan setiap keluhan pelanggan, dan sebagainya. Disamping itu hasil yang diinginkan hendaknya dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab atas pencapaiannya. Demikian pula apabila individu yang bersangkutan berhasil dalam pencapaian hasil, perlu dierikan imbalan yang sesuai dengan tanggung jawab dan pengorbanannya.
2. Penentuan Prediktor Hasil
Salah satu tugas penting dari manajer yang akan merancang aktivitas pengendalian adalah menentukan sejumlah indikator atau prediktor yang terhandal untuk setiap tujuannya. Indikator peringatan awal yang dapat membantu manajer dalam mengestimasi apakah tujuan yang ingin dicapai dapat terwujud atau tidak menurut Newman meliputi hal-hal berikut:
- Pengukuran Masukan
Suatu perubahan dalam masukan kunci akan memberikan isyarat kepada manajer bahwa ia perlu mengadakan perubahan terhadap rencananya, atau mengambil beberapa tindakan perbaikan.
- Hasil Tahap Awal
Apabila hasil tahap awal ternyata lebih baik dari pada yang diharapkan atau sebaliknya, mungkin perlu dilakukan penilaian kembali dan tindakan yang tepat dapat diambil.
- Gejala
Gejala adalah kondisi yang tampaknya berhubungan dengan hasil akhir tetapi tidak langsung mempengaruhi hasil tersebut.
- Perubahan dalam Kondisi yang diasumsikan
Estimasi awal yang didasarkan atas anggapan bahwa kondisi yang normal akan berlaku. Suatu perubahan yang tidak diharapkan, seperti pengembangan produk aru oleh pesaing atau kekurangan bahan baku, akan menunjukkan perlunya untuk mengevaluasi kembali taktik dan tujuan organisasi,
3. Penentuan Standar Atas Predictor dan Hasil
Penentuan standar atas prediktor dan hasil akhir merupakan suatu bagian penting dalam desain proses pengendalian. Tanpa tolok ukur, manajer barangkali bereaki secara berlebihan terhadap penyimpangan yang tidak berarti.
4. Penentuan Jaringan Informasi dan Umpan Balik
Tahap ini adalah menentukan sarana untuk mengumpulkan informasi mengenai predictor dan sarana untuk membandingkan predictor dengan standar.
5. Penilaian Informasi dan Pengambilan Tindakan Perbaikan
Tahap ini menyangkut pembandingan prediktor dengan standar, penetapan mengenai tindakan apa yang perlu diambil, dan kemudian pengambilan tindakan tersebut.
E. Karakteristik Pengendalian yang Efektif
Efektifitas adalah kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat. Dengan demikian, pengendalian yang efektif berarti pengendalian yang tepat sesuai dengan proses yang harus dilalui tanpa mentimpang dari system yang dianut sehingga tahapan yang dilalui benar. Secara umum pengendalian yang efektif mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Akurat
Informasi atas kinerja harus akurat. Ketidakakuratan data dari suatu system pengendalian dapat mengakibatkan organisasi mengambil tindakan yag akan menemui kegagalan untuk memperbaiki suatu permasalahan atau menciptakan permasalahan baru.
2. Tepat Waktu
Informasi harus dihimpun, diarahkan, dan segera dievaluasi jika akan diambil tindakan tepat waktunya guna menghasilkan perbaikan.
3. Objektif Dan Komperehensip
Informasi dalam suatu system pengendalian harus mudah dipahami dan dianggap objektif oleh individu yang menggunakannya. Maka objektif system pengendalian, makin besar kemungkinannya bahwa individu dengan sadar dan efektif akan merespons informasi yang diterima, demikian sebaliknya.
4. Dipusatkan pada Tempat Pengendalian Strategis
System pengendalian strategis sebaiknya dipusatkan pada bidangnya yang paling banyak kemungkinan akan terjadi penyimpangan dari standar, atau yang akan menimbulkan kerugian yang paling besar.
5. Secara Ekonomi Realistic
Pengeluaran biaya harus ditekan seminimum mungkin sehingga terhindar dari pemborosan yang tidak berguna.
6. Secara Organisasi Realistic
System pengendalian harus dapat digabungkan dengan realitas organisasi. Misalnya, individu harus dapat melihat hubungan antara tingkat kinerja yang harus dicapainya dan imbalan yang akan menyusul kemudian.
7. Dikoordinasikan dengan Arus Pekerjaan organisasi
Informasi pengendalian perlu untuk dikoordinasikan dengan arus pekerjaan diseluruh organisasi karena dua alasan. Pertama, setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan seluruh operasi. Kedua, informasi pengendalian harus sampai pada semua orang yang perlu untuk menerimanya.
8. Fleksibel
Pada setiap organisasi pengendalian harus mengandung sifat fleksibel yang sedemikian rupa sehingga organisasi tersebut dapat segera bertindak untuk mengatasi perubahan yan merugikan atau memanfaatkan peluang baru.
9. Preskriptif dan Operasional
Pengendalian yang efektif dapat mengidentifikasi tindakan perbaikan apa yang perlu diambil setelah terjadi penyimpangan dari standar.
10. Diterima Para Anggota Organisasi
Pengendalian tersebut harus bertalian dengan tujuan yang berarti dan diterima
DAFTAR PUSTAKA
- Dr. H. B. Siswanto, M. Si, Pengantar Manajemen, Bumi Aksara: --, Manajemen, id.wikipedia.org
- http://grupsyariah.blogspot.com/2012/05/makalah-management-dan-pengendalian.html
| Jika Anda Tertarik untuk mengcopy Makalah ini, maka secara ikhlas saya mengijinkannya, tapi saya berharap sobat menaruh link saya ya..saya yakin Sobat orang yang baik. selain Makalah Makalah Management Dan Pengendalian, anda dapat membaca Makalah lainnya di Aneka Ragam Makalah. dan Jika Anda Ingin Berbagi Makalah Anda ke blog saya silahkan anda klik disini.Salam saya Ibrahim Lubis. email :ibrahimstwo0@gmail.com |